Aanleverproducten subsidieaanvraag

Waterschappen zijn verantwoordelijk voor het aanleveren van een correcte subsidieaanvraag. Hierbij wordt verwacht dat de volgende aangeleverde stukken passen binnen de subsidierichtlijnen en goed onderbouwd zijn:

• Subsidieaanvraag / subsidiebrief
• Plan van aanpak
• Projectplanning Infrastructuur Methodiek [PPI-planning]
• Standaardsystematiek voor Kostenraming van het CROW [SSK-kostenraming]
• Risicodossier
• Referentieblad

Subsidieaanvraag / subsidiebrief

De subsidieaanvraag start met een samenvattende subsidiebrief. Afhankelijk van de projectfase worden verschillende eisen gesteld aan deze subsidiebrief; respectievelijk ter behoeve van de subsidieverlening of subsidievaststelling. De volgende tabel zet de belangrijkste punten hiervoor op een rij.

Plan van aanpak

De subsidiebrief wordt ondersteund door een helder plan van aanpak. Het plan van aanpak beschrijft de inhoudelijke aanpak van alle activiteiten binnen de desbetreffende fase. Hieronder vallen onder andere de kwaliteit, informatiewinning, communicatie, kosten, risico’s, organisatie, en tijd. Het doel van het plan van aanpak is het minimaliseren van het risico op kwaliteitsverlies, vertraging, en budgetoverschrijding gedurende het project. Eveneens moet een plan van aanpak vertrouwen geven aan de opdrachtgever, het HWBP, en eventuele stakeholders.

Het plan van aanpak is verplicht vanuit de HWBP subsidieregeling. Afhankelijk van de projectfase kan de exacte inhoud van het plan van aanpak verschillen. De hoofdlijnen zijn echter hetzelfde. Een plan van aanpak bestaat ten minste uit de volgende onderdelen:

• Samenvatting van de resultaten uit de initiatiefase; een beschrijving van de trajectvisie met aanduiding en definitie van geografische grenzen en opgaven vanuit waterveiligheidsoogpunt.
• Uitgewerkte probleemanalyse voor de verkenning.
• Het proces- en besluitvormingsplan.
• Het participatieplan; inclusief eventuele stakeholderanalyse.
• Omgangsplan Innovatie.
• Projectbeheersing en projectorganisatie duiding waaronder;

- Projectgroep met duiding over taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden, structuur binnen de groep, en individuele rollen.
- Capaciteit en middelen
- Inkoopstrategie(ën) waaronder de algemene strategie, contracten gelinkt aan de inkoop, identificering van marktbetrokkenheid, en potentiële vervlechting.
- Beheersplan waaronder financiën, planning, kansen, documentbeheer, wijzigingsbeheer, risico’s.
- Activiteitenplan inclusief de te ondernemen inhoudelijke projectactiviteiten (in de tijd).

PPI-planning

Het plan van aanpak in de subsidieaanvraag wordt voorzien van een gestructureerde planning. Hierbij hanteert het HWBP (conform het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat) de PPI-methodiek voor integrale projectplanning. Een heldere planning helpt de stabiliteit en uitvoering te waarborgen in de programmering. Om deze reden is het belangrijk een realistische en geactualiseerde hoofdlijnplanning te behouden. Het basisprincipe van de PPI-planning is het opnemen van scenario’s met onzekerheden (reguliere en bijzondere) en risico’s in de projectplanning. Een correcte planning bevat daarom een uitgebreide deterministische planning, probabilistische planning en planningsnotitie.

De deterministische planning presenteert alle achtereenvolgende activiteiten binnen een project met vaste start en einddatum. De einddatum wordt bepaald door de optelling van doorlooptijden van de individuele activiteiten. De probabilistische planning behandeld de onzekerheid binnen het projectplan (spreiding doorlooptijd door ongewenste gebeurtenissen) door middel van een Monte Carlo analyse. Meer informatie over de methodiek van deze planningsstructuren vindt u onder de link over de PPI-methodiek.

Een sjabloon voor een standaard projectplanning inclusief toelichting kan worden gevonden op de website van het HWBP. Voor gedetailleerde informatie over planningsmanagement, zoals gebruikt door het HWBP, kan het handreikingsdocument opgesteld bij Rijkswaterstaat worden nageslagen.

SSK-kostenraming

De kostenraming van de subsidieaanvraag voor projecten aan het HWBP volgt de SSK-systematiek. De SSK-systematiek verzorgt een helder middel om project-kosten te ramen en uit te wisselen. De uniforme werkwijze, structuur, en begrippenkader maakt ramingen onderling vergelijkbaar en overzichtelijk. Het opstellen van een kostenraming volgens SSK-systematiek volgt de eisen genoteerd in de CROW Publicatie nr. D3049. De eisen in hoofdlijnen zijn:

• Het domein van de raming is eenduidig vastgesteld.
• Het SSK-ramingsmodel is gebruikt als presenteersjabloon voor de samenvatting.
• De indeling van de raming is helder. Ramingsopsplitsing gebeurd op basis van objecten conform de scopespecificatie en sluit aan bij de vooraf overeengekomen projectopdeling.
• De vermelde attributen (hoeveelheden, eenheidsprijzen, percentuele opslagen. Prijsbepalende factoren, directe / indirecte kosten, risico’s, en onzekerheden) zijn voorzien van heldere onderbouwing. Een overzicht van subsidiabele en niet-subsidiabele kosten per projectfase is gepresenteerd in Artikel 2, 3, 4, en 18 van de subsidieregeling.
• Het vooraf overeengekomen detailniveau van de raming past bij de projectfase en het gebruiksdoel.
• De raming is volledig. In de raming bevind zich een duidelijke vermelding ter inventarisatie van de inhoud. Wanneer er een onderwerp is uitgesloten dient de raming een onderbouwing te bevatten voor deze keuze.
• De kostenraming beschrijft de wijze waarop het niet-subsidiabele deel van de kosten worden gedekt.
• De raming bevat een risicoanalyse (volgens de RISMAN-methode) waarin financiële consequenties zijn opgenomen. LET OP: dit is additioneel aan het ook vereiste risicodossier maar dient hiermee in overeenstemming te zijn. De risicoanalyse dient te zijn opgenomen als eigen tabblad in de SSK.
• Het prijspeil voor alle kosten binnen een raming is actueel en duidelijk vermeld.
• De kostenraming is bedrijfseconomisch. Dit wil zeggen dat er wordt uitgegaan van logischerwijze situaties waarbij marktinvloeden genegeerd kunnen worden.
• Aangegeven keuze tussen deterministisch of probabilistische raming. Wanneer een raming is opgesteld tot een bedrag van €40 mln. is de keuze hiervoor aan de beheerder. Boven dit bedrag is een probabilistische raming verplicht.
• De raming bevat een kostennota waarin het domein, planning, risico’s, uitgangspunten, en overige kosten zijn opgenomen.

Risicodossier

Voor het risicodossier werkt het HWBP met de RISMAN-methodiek voor integraal risicomanagement. Het hoofddoel hiervan is het kwantificeren en onderbouwen van de voorziene risico’s door middel van een risicoanalyse. Eveneens bevat een correct risicodossier een procentuele opslag ter behoeve van onvoorziene risico’s. Het standaard sjabloon is hier te vinden. Binnen het risicodossier dienen de volgende onderdelen te worden behandeld:

• Voorziene risico’s inclusief incident omschrijving en oorzaak-gevolg kwantificering.
• Onderbouwing per individuele kwantificatie.
• Status en voortgang van beheersmaatregelen.
• Actuele inschatting risico’s inclusief consequenties (tijd en geld) en kans van optreden.
• Actuele inschatting restrisico’s inclusief consequenties (tijd en geld) en kans van optreden.

Risicoreserveringen voor de volgende artikelen binnen de subsidieregeling zijn aangegeven subsidiabel te zijn voor de voorziene en onvoorziene risico’s:

• Voorverkenning: Artikel 14a Lid 2d
• Verkenning: Artikel 2 lid 1 i
• Planuitwerking: Artikel 3 lid 1 h
• Realisatie: Artikel 4 lid j

Enkele vaak voorkomende (onder voorbehoud) subsidiabele kosten binnen het risicodossier zijn:

• De kosten voor beheersmaatregelen. Een belangrijk criteria hierbij is de onderbouwing van de doelmatige aard van de specifieke maatregelen.
• Financiële inschatting gevolgen voorziene (endogene en exogene) risico’s.
• Financiële inschatting ongeziene risico’s.
• Uitloopkosten.

Betreffend exogene risico’s zijn twee situaties gedefinieerd volgend Artikel 11 welke niet mogen worden meegenomen in de raming:

• Wijzigingen in wet- en regelgeving.
• Wijzigingen in de reikwijdtes van maatregels op initiatief of aanwijzing van de Minister van Infrastructuur en Waterstaat.

Toetsings- en beschikkingsproces 

Algemene informatie toetsing subsidieaanvraag

De toetsing van de subsidieaanvraag en subsidieverlening valt onder de verantwoordelijkheid van de programmadirectie HWBP. Een begeleidingsteam en (meerdere) kostendeskundige(n) ondersteunen de programmadirecteur hierin. Eventueel kunnen additionele experts worden ingeschakeld ter extra ondersteuning bij specialistische zaken. Toetsing wordt gedaan aan de hand van de Regeling Subsidies Hoogwaterbescherming. Gedetailleerde informatie hierover is te vinden onder de subsidieregeling. De beoordeling van de subsidieaanvraag wordt genomen binnen een periode van acht weken na ontvangst.

Toetsing op sober, robuust, en doelmatig ontwerp

De toetsing betreffend het sober, robuust, en doelmatig ontwerp van het project wordt gedaan aan de hand van de volgende basiscriteria (als beschreven in de basisrapportage):

• Sober: De maatregel dient het veiligheidsniveau van de kering terug op orde te brengen. Hierbij is de maatregel louter gericht op hoogwaterbescherming. Eventueel aanvullende eisen (versterken ruimtelijke kwaliteit, verbeteren lokale verkeerssituatie, etc.) komen niet in aanmerking voor subsidie en dienen zelf bekostigd te worden.
• Robuust: Als uitgangspunt is een maatregel robuust wanneer deze voldoet aan de huidige normen en vigerende leidraden. Het ontwerp van de te treffen maatregelen dient rekening te houden met klimatologische en socio-economische ontwikkelingen die kunnen zorgen voor afwijkende hydrologische omstandigheden. De levensduur van maatregelen voor dijken en dammen wordt verwacht 50 jaar te zijn. Kunstwerken dienen te worden ontworpen voor een levensduur van 100 jaar.
• Doelmatig: De geplande financiële en tijdsgebonden inspanningen om de opgave te realiseren dragen daadwerkelijk en concreet bij aan het behalen van het beoogde doel (voldoen aan de veiligheidsnorm). Het geplande kostenpakket staat in verhouding tot de opbrengsten.

Projectafronding en beschikking

Het subsidieproces van een project aan het HWBP is afgerond na de definitieve subsidievaststelling, ook wel beschikking genoemd. Na het afronden van de laatst geplande resultaten van de desbetreffende subsidiefase start het beschikkingsproces. Hierin wordt het eerder voorgeschoten subsidiebedrag definitief vastgesteld na goedkeuring van de subsidievaststelling aanvraag van de keringsbeheerder. Eventuele veranderingen in het subsidiebedrag kunnen na deze vaststelling niet meer toegepast worden. De exacte inhoud van de beschikking kan variëren per relevante projectfase waarvoor de subsidievaststelling is aangevraagd, maar bevat tenminste de volgende onderdelen:

• Het nummer en de dagtekening van de beschikking tot subsidieverlening.
• Het vastgestelde bedrag ter reguliere subsidie inclusief toelichting over de berekeningswijze.
• De specificatie van gesubsidieerde kosten.
• Eventueel betaalde voorschot-regelingen.
• Exacte datum definitieve subsidie uitkering.

Na de realisatiefase dient de aanvraag voor de subsidievaststelling binnen een vastgestelde periode na de laatste werkzaamheden aangeleverd te worden. De keringsbeheerder vraagt binnen zes maanden (subsidieregeling artikel 12) na afronding van de werkzaamheden een vaststelling voor de subsidie van de realisatiefase aan. Wederom zal hierover binnen acht weken een beoordeling en vaststelling, of afkeuring, op komen vanuit het HWBP ter beschikking.

 Afsluitend wordt verwacht dat de keringsbeheerder een verantwoordingsrapportage opstelt na afronding van de desbetreffende projectfase (of eventueel na afronding van het project). Hierin duidt de keringsbeheerder of de resultaten en activiteiten waarvoor subsidie verleend is, ook daadwerkelijk uitgevoerd en behaald zijn. Eveneens heeft het opstellen van een verantwoordingsrapportage een bijkomend voordeel als reflectiemoment. Het detailniveau van de verantwoordingsrapportage dient te worden kortgesloten tussen het projectteam en begeleidingsteam.