Om de functionaliteit te gebruiken zoals beschreven op deze pagina, is het nodig om in het WVP in te loggen met een Keringbeheerder Subsidieaanvrager-account.
Aanmelden subsidieaanvraag
Een nieuwe subsidieaanvraag wordt gestart via tabblad ‘Nieuw’.
Bovenin het scherm is in zes stappen aangegeven welke informatie onder welk sub-tabblad gevraagd zal worden. Het eerste sub-tabblad gaat over de algemene informatie. Hier kan de keringsbeheerder het desbetreffende project selecteren. Let op: het is verplicht dat het project eerst het prioriterings- en programmeringsproces heeft doorlopen (zie werkinstructie Prioriteiten & Programmeren) voordat deze beschikbaar is op deze pagina. Na selectie van het correcte project voor de subsidieaanvraag zal de informatie over de beheerder en projectmanager automatisch worden aangevuld.
Wanneer het juiste project geïdentificeerd is, dient de projectfase te worden gespecificeerd. Hierin is de keuze uit de voorverkenning, verkenning, planuitwerking, of realisatie. Afhankelijk van de projectfase zullen er verschillende eisen en informatie verwacht worden zoals reeds besproken. Deze werkinstructie behandeld het voorbeeld van de verkenningsfase. Wanneer er sprake is van een subsidieaanvraag voor een innovatief project; dient de keringbeheerder het vak ‘Innovatief’ aan te vinken. Het invullen van een kenmerk is optioneel.
Hierna worden er twee documenten gevraagd: het plan van aanpak en de aanvraagbrief. Beide documenten kunnen worden aangeleverd in een Microsoft Word (.doc) of PDF (.pdf) formaat. Wanneer additionele bestanden van toepassing zijn kan de keringbeheerder er voor kiezen deze aan te leveren onder het kopje ‘Overige bestanden’.
Het WVP toetst tijdens de aanvraag per sub-tabblad of alle gegevens zijn toegevoegd aan de aanvraag. Wanneer er gegevens missen, of een incorrect formaat is geselecteerd, zal het niet mogelijk zijn naar de volgende pagina te gaan. Het WVP beschrijft direct welke gegevens missen ter indicatie (zie voor de locatie van deze melding in het screenshot hieronder). Na het aanvullen van de correcte gegevens, kan via de knop ‘volgende’ naar het volgende sub-tabblad worden gegaan. Het is tijdens het proces altijd mogelijk terug te gaan naar de vorige pagina om gegevens aan te passen.
De tweede stap is het definiëren van de scope van het project. Standaard wordt hier de scope meegenomen die reeds is gedefinieerd in het definitief programma. De keringbeheerder kan op deze pagina de scope van het project controleren of wijzigen. Wanneer er geen wijzigingen zijn en de informatie is correct kan er worden doorgeklikt naar de volgende pagina.
Mochten er wel wijzigingen zijn dan dient de keringbeheerder de wijzigingen aan de scope van het project hier te definiëren. Wijzigingen kunnen worden aangegeven door middel van het uploaden van alternatieve GIS-bestanden voor dijkvakken en kunstwerken en/of het aangeven van eventuele tussenvakken. Wanneer een afwijkend areaal dient te worden gedefinieerd, is het belangrijk de complete set shapefiles aan te leveren. Dit bevat vier bestanden (.shp, .dbf, .shx, .prj). Wanneer er wijzigingen in de lengte van tussenstukken worden doorgevoerd, zal de totale scope van het project onder actuele gegevens automatisch worden aangepast. De keringbeheerder dient dit te controleren alvorens door te gaan naar de volgende pagina. Ook wordt er verwacht hierbij een (korte) toelichting te geven.
In het ‘definitief programma’ scherm is de omvang van het project grafisch weergegeven ter controle. Hierin kan via de zoom-functies worden gecontroleerd of de daadwerkelijke versterkingsprojecten overeenkomen met bijvoorbeeld de bedoelde kunstwerken.
De derde stap is het invullen van de planning van de actuele en toekomstige fases. Bovenaan de pagina is het definitieve programma zoals aangeleverd getoond. De keringbeheerder dient hier de individuele projectmijlpalen en subsidiemijlpalen in te vullen. Belangrijk hier is het duidelijk aangeven of de individuele mijlpalen gebaseerd zijn op een deterministische of probabilistische planning. Let op: bij het invullen van de vaststellingsverzoeken moet de vaststellingsdatum na de datum van de subsidieaanvraag worden ingepland.
De vierde stap omvat het invullen van de kostenraming voor de actuele fase en de toekomstige fases. Vooraf dient per projectfase (resp. verkenning, planuitwerking, of realisatie) aangegeven te worden welke raming-methodiek is toegepast. In het geval van HWBP-subsidieaanvragen zal dit vaak de SSK-methodiek zijn. Hierna kunnen alle subsidiabele kosten aangegeven worden. Let hierbij op het eigen (niet-subsidiabele) deel van de kosten voor de keringsbeheerder (10%). Na invulling van de totale kosten, eigen bijdrage beheerder, en bijdrage derden, zal het WVP automatisch een basisberekening uitvoeren. Deze waardes zijn weergegeven in lichtblauw onder de ingevulde kostenindicatie.
Ter afsluiting voor stap vier moeten enkele bestanden worden aangeleverd. Onderaan de huidige pagina dienen de definitief opgestelde kostenraming en kostennota te worden toegevoegd. Let op: de kostenraming dient in Microsoft Excel (.xlsx) te worden aangeleverd. De kostennota kan bijgevoegd worden in PDF, Word, of Excel formaat. De eisen en specificatie hiervoor zijn als toegelicht in voorgaande hoofdstukken. Op de vraag of u een voorschot aanvraagt, dient altijd ja (aanvinken hokje) geantwoord te worden, wanneer het gewenst is om de subsidie als voorschot uitgekeerd te krijgen.
Stap vijf dient ter controle van de ingevulde gegevens. De keringbeheerder kan hier controleren of alle ingevulde gegevens in voorgaande stappen correct zijn. Wanneer alles correct ingevuld is kan via de ‘indienen’ knop de subsidieaanvraag definitief gemaakt worden. Wanneer de keringsbeheerder incorrecte gegevens constateert, kan via de ‘vorige’ knop terug worden gegaan naar het desbetreffende tabblad om dit te herstellen.
De subsidieaanvraag is hiermee definitief aangemeld!
Actuele status subsidieaanvraagproces
Via het tabblad ‘Actueel’ kan de keringsbeheerder op de hoogte blijven van alle actueel lopende subsidieaanvragen. Door middel van de ‘bekijk’ knop rechts in het scherm kan men de actuele-status van het subsidieaanvraagproces volgen. Hierin staan alle aankomende stappen van het subsidieproces met duiding over de verantwoordelijke organisatie. Verder kan hier een datum-specificatie gevonden worden van procesbehandelingen. De keringbeheerder kan hier eveneens direct alle aangeleverde documenten bekijken en/of downloaden.
Direct na de originele aanvraag zal de eerste stap in het proces zich als voltooid tonen. Het is nu aan de subsidiebehandelaar om de volgende stappen te doorlopen. Hieronder valt het uitvoeren van de volledigheidstoets, de inhoudelijke toets, en de backoffice toets. Wanneer één van de bovenstaande toetsen negatief terugkomt, dient de subsidieaanvraag opnieuw door de keringsbeheerder te worden aangeboden. De keringbeheerder kan via het subsidieaanvraagproces kader direct een subsidie opnieuw aanbieden door middel van de desbetreffende knop. Ook kan het toetsresultaat van de subsidiebehandelaar worden gedownload ter informatie met achterliggende redenatie en motivering. Een hernieuwde aanvraag doorloopt dezelfde stappen als eerder benoemd.
Als de subsidiebehandelaar alle drie de toetsingen positief aanmerkt, zal het subsidieaanvraagproces kader tonen dat de subsidie is verleend. Alle individuele toetsingsdocumenten met toelichting en goedkeuring zijn via ditzelfde kader te downloaden. Alsmede is de definitieve beschikking bijgevoegd ter goedkeuring en afronding van het subsidieaanvraagproces. De algemene status van de subsidieaanvraag in het ‘Actueel’ tabblad zal zich hierna ook actualiseren naar ‘Subsidie verleend’. Hiermee is het subsidieaanvraagproces voor de desbetreffende fase afgerond! Ditzelfde proces dient herhaald te worden voor alle individuele projectfases tot de realisatiefase voltooid is.
