Algemene informatie subsidieverlening door het HWBP

Het versterkingsproces van primaire waterkeringen valt onder de gezamenlijke verantwoordelijkheid van de waterschappen en Rijkswaterstaat. De programmadirectie van het Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP) is de uitvoeringsorganisatie voor het verstrekken van de subsidies voor primaire waterkeringsproject. Om daadwerkelijk een subsidie uitgekeerd te krijgen, moet de keringsbeheerder een subsidieaanvraag doen. De verantwoordelijkheid voor het verkrijgen van een subsidie ligt daarom bij de desbetreffende keringsbeheerder. De keringsbeheerder dient een subsidieaanvraag (en subsidievaststelling) in bij de programmadirectie HWBP ter toetsing. Tussen de keringbeheerder en programmadirectie vindt een continu proces aan informatiewisseling en beoordeling plaats. De exacte aanleverstukken vanuit de keringsbeheerder worden toegelicht in het volgende hoofdstuk.

De programmadirectie ondersteunt alle projecten die onder het HWBP en HWBP-2 vallen. Het HWBP bestaat uit een alliantie van 21 waterschappen en Rijkswaterstaat. Hoewel in hoofdlijnen het HWBP en het HWBP-2 elkaar niet veel ontlopen, liggen er verschillen in de variëteit van de keringsbeheerder (resp. waterschappen en Rijkswaterstaat, en Rijkswaterstaat) en desbetreffende toetsingsrondes van de projecten. Meer informatie hierover kan worden gevonden onder het HWBP.

De financiering voor de subsidieprojecten wordt verkregen vanuit de alliantie van het HWBP. De waterschappen en het Rijk stellen jaarlijks een vast bedrag beschikbaar voor dijkversterkingsprojecten. De subsidiekosten worden over de drie betrokken partijen naar de volgende kostendeling verdeeld: 50% Rijksoverheid, 40% gezamenlijk waterschappen, 10% eigen bijdragen van desbetreffend waterschap. Binnen reguliere subsidieprojecten valt volgens deze regeling 90% van de kosten op projectniveau voor de rekening van het HWBP. Let op: niet alle kosten binnen een project komen in aanmerking voor een subsidiebijdrage. Meer informatie over welke kosten onder subsidiabele of niet-subsidiabele kosten vallen kan worden gevonden in Bijlage B van de subsidieregeling.

Schematische weergave van het subsidieverleningsproces en financiering via HWBP per fase 

Wanneer een versterkingsproject in aanmerking komt voor de subsidieregeling van het HWBP is afhankelijk van de situatie. De volgende criteria dienen in ieder geval van toepassing te zijn:

• Het project richt zich op het versterken van een primaire waterkering in Nederland. Hieronder vallen uitsluitend dijken, sluizen en gemalen (enkel langs de grote rivieren), meren, en de kust.
• Een project dient gericht te zijn op waterkeringsversterking waarbij een sober, robuust, en doelmatig ontwerp leidend zijn.
• De doelstelling van het project ontstaat uit het wijzigingen van de veiligheidsnormering en/of het wijzigingen van hydraulische randvoorwaarden. Subsidies voor achterstallig onderhoud worden niet verleend door het HWBP.
• Het desbetreffende project is reeds onderdeel van de geldende programmering van het HWBP. Informatie over de geldende programmering en hoe hier deel van uit te maken kunt u vinden op de website van het HWBP, of via het Waterveiligheidsportaal.

Subsidieverleningsproces en stappenplan

Subsidies worden verleend door de programmadirectie van het HWBP per projectfase: verkenning, planuitwerking, en realisatie. In enkele gevallen vindt er een inleidende voorverkenning plaats als extra fase in het project. Let op: wanneer een voorverkenning uitgevoerd wordt, is het noodzakelijk dat de vaststelling van deze fase goedgekeurd is voordat een subsidie voor de verkenningsfase verleend kan worden. Wanneer een van de projectfases start voor een HWBP-project wordt de aangevraagde subsidie veelal verleend als voorschot. Na afronding van de projectfase wordt de subsidie vastgesteld (de subsidievaststelling). Hierna zijn subsidiewijzigingen niet meer mogelijk en is de subsidie definitief. Vanwege deze structuur dient de keringsbeheerder per individuele fase een subsidieaanvraag én aanvraag tot subsidievaststelling te doen. Het traject van subsidieaanvraag tot subsidiebeschikking wordt het subsidieverleningsproces genoemd. Binnen een regulier project wordt dus drie (of vier inclusief voorverkenning) keer het subsidieverleningsproces doorlopen.

Schematische weergave van de subsidies per projectfase en het subsidieverleningsproces

Het subsidieverleningsproces, na constatering van de noodzaak voor een waterkeringsversterking, kan worden opgedeeld in drie wederkerende stappen voor iedere projectfase:

1   Subsidieverlening

De subsidieverlening bevat de subsidieaanvraag, de subsidiebeoordeling, en de subsidieverlening. De aanvraag van de subsidieverlening volgt een vaste structuur. Hierin wordt een set van standaard documenten aangeleverd, gestructureerd langs de richtlijnen en eisen van het HWBP. Hieronder vallen de subsidiebrief, plan van aanpak, projectplanning, kostenraming, risicodossier, en het referentieblad. Het volgende hoofdstuk zal gedetailleerd ingaan op de verschillende eisen per document.

De beoordeling van de aanvraag door de programmadirectie HWBP volgt de subsidieregeling als genoteerd in de Regeling Subsidies Hoogwaterbescherming. Binnen acht weken zal hierover een beoordeling teruggekoppeld worden aan de keringsbeheerder. Bij directe goedkeuring kan er overgeschakeld worden het voorlopige subsidievoorschot. Wanneer de programmadirectie HWBP de subsidieaanvraag negatief beoordeeld, dient deze aangepast te worden naar de gegeven feedback alvorens de volgende stap genomen kan worden.

Tijdens de subsidieverlening wordt het aangevraagde subsidiebedrag als voorschot uitgekeerd (indien gewenst door keringbeheerder). De subsidieverlening wordt eventueel begeleid door een brief vanuit de programmadirectie HWBP met voorwaarden en/of aandachtspunten waaraan voldaan moet worden.

2   Projectfase

De keringsbeheerder is verantwoordelijk voor het bijtijds uitvoeren van de activiteiten van de desbetreffende projectfase, conform het aangeleverde plan van aanpak. Voor de verschillende fases worden ten minste de volgende producten verwacht: Stabiele scope waterveiligheid (voorverkenning), voorkeursalternatief (verkenning), projectplan waterwet (Planuitwerking), dijkveiligheidsverklaring (Realisatie).
In enkele gevallen kan het totale subsidiebedrag voor een project gewijzigd worden gedurende het project. In reguliere projecten zal deze stap echter niet regelmatig voorkomen. Enkele voorbeelden waaronder wijzigingen in de subsidie wel doorgevoerd worden:

• De subsidie wordt gewijzigd op basis van het aanbestedingsresultaat na de gunningsbeslissing.
• De geraamde subsidiabele kosten nemen significant toe als gevolgd van wijzigingen in wet- en/of regelgeving.
• De reikwijdte van de maatregel wordt gewijzigd door aanpassingen op initiatief of aanwijzing van de minister.

3   Subsidievaststelling

De structuur van de subsidievaststelling is conform de structuur van de subsidieaanvraag. Na voltooiing van het uitvoeringsdeel van de desbetreffende projectfase dient de keringsbeheerder binnen zes maanden een aanvraag tot subsidievaststelling in. Normaliter wordt de aanvraag voor de subsidievaststelling tegelijk ingediend met de subsidieverleningsaanvraag voor de volgende fase. Door deze fases aan te laten sluiten, kan de integraliteit tussen de fases het best beoordeeld worden door de programmadirectie. De subsidievaststelling is ter definitieve aanvraag van de subsidie en is daarmee de afrondende stap in het subsidieverleningsproces. Later volgt meer informatie over deze stap. Hiernaast moet de keringsbeheerder gedurende de subsidievaststelling een eindverantwoording toevoegen alvorens een subsidie verleend kan worden voor de volgende projectfase.

De programmadirectie toetst de aanvraag voor de subsidievaststelling aan de subsidieregeling conform de procedure vermeld onder stap 1. De toetsing van de resultaten kan worden goedgekeurd, of lager worden vastgesteld wanneer blijkt dat activiteiten niet (of deels) zijn uitgevoerd of er niet voldaan is aan de verplichtingen. Na een correcte beoordelen van de subsidievaststelling, wordt het afronden van het subsidieverleningsproces in werking gebracht.

Wanneer de geplande resultaten behaald zijn wordt de eerder verleende subsidie vastgesteld. Dit gebeurd door middel van een beschikking waarmee het subsidieproces definitief afgerond is. Hierna zijn er geen mogelijkheden meer tot het wijzigen van de subsidie. Het beschikkingsproces wordt verderop in meer detail toegelicht.